Do czego służy biblioteka procedur i dlaczego warto wdrożyć taki system?

Ład organizacyjny uzyskany dzięki stworzeniu biblioteki procedur przekłada się na realne korzyści: poprawę efektywności, ograniczenie kosztów szkoleń, a także zadowolenie pracowników, którzy zyskują większą decyzyjność. Jednak czym jest biblioteka procedur, do czego służy oraz dlaczego warto wdrożyć taki system? Przedstawiamy, jak krok po kroku przebiega proces wdrożenia usługi oraz jakie korzyści może dzięki niej zyskać firma.

Czym jest biblioteka procedur?

Biblioteka procedur to jedno, konkretne miejsce z bazą wiedzy, udostępniane w ramach systemu www przypominającego popularne portale internetowe. To gotowe procedury, instrukcje i formularze, które opisują funkcjonowanie firmy. Co ważne – wszystkie procedury są formułowane w maksymalnie prosty i przyjazny sposób, dzięki czemu łatwiej się z nich korzysta. Biblioteka procedur staje się wówczas wygodnym i codziennym narzędziem przekazywania wiedzy między pracownikami, ułatwiając im wykonywanie obowiązków.

Zebranie wiedzy w jednym miejscu pozwala na skrócenie czasu poszukiwania potrzebnych informacji, a także zmniejsza ryzyko ich utracenia. Jednocześnie jest to doskonały sposób na dzielenie się najważniejszymi informacjami – przydatna dla szerokiego grona odbiorców wiedza jest powszechnie dostępna. A to wciąż tylko niektóre korzyści, które zyskuje firma, wdrażając bibliotekę procedur wraz z systemem.

Korzyści z wdrożenia biblioteki procedur

Korzyści, które płyną dla organizacji wraz z wdrożeniem biblioteki procedur:

• ład organizacyjny: wszystkie najważniejsze informacje znajdują się w jednym miejscu. Tym samym możliwe jest utrzymanie większej kontroli nad tym, kto ma dostęp do jakich dokumentów. Wiedza nie należy wyłącznie do jednego pracownika lub jednostki organizacyjnej, a jednocześnie pracownicy nie tracą czasu na poszukiwanie osoby, do której muszą się zwrócić w poszczególnych sprawach;
• wzrost odpowiedzialności i decyzyjności: procedury jasno określają odpowiedzialność za zadania, a także określają, kiedy pracownik może podejmować samodzielne decyzje. Tym samym zwiększa się zadowolenie pracowników, ponieważ klarowny podział obowiązków to mniej konfliktów;
• poprawa efektywności: do informacji łatwiej dotrzeć, a maksymalnie proste procedury ułatwiają wykonywanie zadań bez błędów. Jednocześnie zostają ograniczone koszty szkoleń, ponieważ nowi pracownicy mają wgląd do wszystkich niezbędnych informacji dotyczących funkcjonowania firmy, a ci bardziej doświadczeni nie tracą czasu na czasochłonne wdrożenia;
• utrzymanie jednolitego standardu pracy, również w firmach rozproszonych lokalizacyjnie: każdy oddział może mieć wgląd do biblioteki procedur, a więc działać w ten sam sposób co pozostałe.

Wdrożenie systemu biblioteki procedur krok po kroku

Zalążkiem procedury zaimplementowania biblioteki procedur przeprowadzanym przez firmę Nova Praxis, jest odtworzenie procedur i instrukcji odwzorowujących rzeczywiste procesy. Udokumentowane procesy AS IS zostają zanalizowane pod kątem nieciągłości, rozbieżności lub niezgodności z istniejącymi instrukcjami. Wskazane zostają również problemy, które można relatywnie szybko poprawić.

Kolejnym krokiem jest realizacja zasadniczej części usługi. Na tym etapie tworzone są procedury, instrukcje stanowiskowe, check listy, formularze, dokumenty słownikowe, karty działów oraz karty stanowisk. Do biblioteki procedur wpinane są także istniejące w firmie dokumenty, głównie szablony oraz wzorce – aby całość wiedzy znajdowała się w jednym miejscu. Następnym jest przygotowanie systemu biblioteki procedur, aby możliwe było efektywne ich prezentowanie. System odpowiada m.in. za odpowiednie uprawnienia, linkowanie pomiędzy dokumentami, łatwość wyszukiwania oraz możliwość komentowania. Dzięki temu informacje są nie tylko uporządkowane, ale również zawsze aktualne.

Ostatnim krokiem jest wdrożenie wśród pracowników. Szkolenia są niezbędne, aby biblioteka procedur stała się wygodnym i codziennym narzędziem do pracy oraz przekazywania wiedzy pomiędzy pracownikami. Na wprowadzeniu tego systemu skorzystają wszyscy: zarówno nowo zatrudnieni, jak i doświadczeni pracownicy, dlatego bibliotekę procedur warto wdrożyć w każdej firmie.