Dokumentacja cyfrowa jako must have nowoczesnego biznesu

Wśród ogromnego natłoku firmowych dokumentów można się czasem pogubić. Trudno ograniczyć ich ilość, ponieważ przedsiębiorstwa mają obowiązek przechowywania akt przez określony czas. Nowoczesne firmy radzą sobie z tym problemem, wykorzystując nowoczesne metody. Jedną z nich jest prowadzenie dokumentacji w formie cyfrowej. Na czym polega to rozwiązanie i kiedy warto je stosować?

Co to jest dokumentacja cyfrowa?

Nie jest trudno zgubić jakiś dokument w tradycyjnych archiwach, zwłaszcza jeśli pochodzi on sprzed kilku lat. Aby uzyskać do niego dostęp, trzeba przeszukać zbiory, na co pracownicy przeznaczają dużo czasu i energii. Nie wpływa to korzystnie na wydajność przedsiębiorstwa. Dlatego powstała możliwość cyfryzacji dokumentów. Proces ten polega na sporządzeniu elektronicznych kopii wszystkich akt i przechowywanie ich w chmurze, dzięki czemu upoważnieni pracownicy mają do nich szybki i łatwy dostęp.

System porządkuje zapisane dokumenty oraz pozwala na ich późniejszą archiwizację. To rozwiązanie pozwala zminimalizować ryzyko utraty ważnych pism – dodaje pracownik firmy E.volution.

Przedsiębiorstwa są zobowiązane do archiwizowania akt w formie papierowej, ale prowadzenie równolegle cyfrowego archiwum jest jak najbardziej zgodne z prawem. Czy warto się na nie zdecydować?

Zalety cyfryzacji dokumentów

Dokumentacja cyfrowa przynosi wiele korzyści oraz usprawnia działalność firmy. Najważniejszą zaletą jest ułatwione przechowywanie dokumentów i brak konieczności czasochłonnego odszukiwania dawnych akt. System, w którym przechowywane są pliki, umożliwia ich segregację, dzięki czemu można łatwo znaleźć potrzebne pismo wpisując frazę kluczową.

To rozwiązanie pomaga również uniknąć zbędnych kosztów związanych z drukowaniem kopii dokumentów. Rozpowszechnianie akt jest bardzo proste – wystarczy przesłać plik do innych pracowników. Kolejną zaletą jest zatem możliwość pracy zdalnej, tak istotna w obecnej sytuacji. Jeśli pracownik potrzebuje konkretnego dokumentu, nie musi specjalnie wybierać się po niego do biura – wystarczy, że odnajdzie dany plik w chmurze.

Jak działa cyfrowe przechowywanie dokumentów?

Archiwizacja cyfrowa polega na zapisie kopii dokumentów w systemie komputerowym. Nie jest możliwe usunięcie akt przed przekroczeniem daty wyznaczonej przez przepisy prawne. Pliki mogą być przechowywane w różnych formatach. Pracownicy firm zajmujących się dokumentacją cyfrową przygotowują kopie papierowych pism, a potem gromadzą je w systemie. Rozwiązanie to na pewno usprawni działanie firmy, bo zlikwiduje konieczność czasochłonnego szukania i rozpowszechniania dokumentów. Pracownicy nie będą musieli się tym zajmować i skupią się na bieżących zadaniach.