Skanowanie jako metoda archiwizacji danych

Każdy ma w domu przynajmniej jeden segregator pełen dokumentów – będą to zapewne pisma urzędowe, różnego rodzaju umowy czy rachunki. W pośpiechu zazwyczaj trudno znaleźć konkretny dokument, o ile pisma nie są skrupulatnie posegregowane niczym w katalogu bibliotecznym. To jednak przykład w skali mikro – wyobraźmy sobie, jakim problemem może okazać się zarządzanie danymi w korporacji, jeśli dokumentacji nie podda się cyfryzacji.

Archiwizacja danych poprzez digitalizację

Najnowsze technologie pozwalają na przetwarzanie drukowanego (a nawet rękopiśmiennego!) tekstu w formę cyfrową. Proces ten nazywany jest digitalizacją. Taką praktykę umożliwiają urządzenia skanujące wyposażone w algorytmy OCR. Skrót ten pochodzi od nazwy Optical Character Recognition, którą można przetłumaczyć po prostu jako „optyczne rozpoznawanie liter”. Technologia skanowania OCR pozwala zapisać tekst w postaci w pełni edytowalnego pliku PDF, Word czy nawet Excel.

Skanowanie OCR – dlaczego warto udać się do drukarni?

Obecnie technologia digitalizacji danych dostępna jest na wyciągnięcie ręki. Każda osoba posiadająca nowoczesny sprzęt, np. w postaci smartfonu, może pobrać i zainstalować aplikację stosującą algorytmy OCR. Nie da się jednak ukryć, że efekty przeprowadzanej digitalizacji różnią się w zależności od używanego sprzętu.

Efektywność profesjonalnego sprzętu do skanowania OCR wynosi nawet 99,9% (dotyczy to dokumentów drukowanych, nie rękopiśmiennych). Natomiast skuteczność aplikacji instalowanych na niedostosowanych do tego sprzętach jest trudna do zmierzenia, ponieważ składa się na nią wiele czynników – w tym praktyka osoby korzystającej z aplikacji. Pojawiające się błędy w przetwarzaniu tekstu mogą być wynikiem np. nieodpowiedniego przygotowania dokumentu. Przede wszystkim należy zadbać o wysoką kontrastowość skanowanego materiału, a jeśli mowa o zdjęciu – o zachowanie optymalnej perspektywy.

Pracownik drukarni Stefa Xero z Warszawy wyjaśnia: To prawda, że istnieją aplikacje OCR, jednak bardzo często nie dają one zadowalających rezultatów i służą raczej jako pomoc w codziennych obowiązkach niż narzędzia korporacyjne. Archiwizacja danych, szczególnie jeśli mowa o dużej ilości ważnych dokumentów, powinna się odbywać z wykorzystaniem profesjonalnego sprzętu, stworzonego specjalnie na potrzeby skanowania OCR i obsługiwanego przez osoby mające w tym doświadczenie.

Zalety archiwizacji danych poprzez skanowanie OCR

Warto digitalizować dokumenty nie tylko ze względu na to, że w formie cyfrowej są łatwiejsze do przechowywania, katalogowania, a następnie wyszukiwania w bazie danych. Digitalizacja to także niezwykła wygoda, jeśli chodzi o przeszukiwanie treści dokumentów, dokonywanie edycji oraz rozpowszechnianie materiałów. Nie da się ukryć, że z perspektywy archiwizacji i ochrony dokumentów przed zniszczeniem lepsze rozwiązanie po prostu nie istnieje.